En el Dashboard:
Carga rápida de esfuerzos: Tablero tipo calendario donde se puede realizar la carga de horas con sólo hacer click sobre el día a cargar. Muestra por defecto la semana, con opción de vista de 3 días y un día. Permite ir hacia atrás o hacia adelante en el calendario usando las flechas en la parte superior.
Notificaciones: Muestra las tareas a completar en Sheena, para una mejor experiencia. Entre las notificaciones más importantes está el poder configurar el chat con Sheena para que sea una ayuda a la hora de cargar la información.
¿Cuál es tu Humor hoy?: Sheena permite trackear el humor de la gente. Con sólo hacer click sobre el emoji que represente el estado de ánimo queda el registro, permitiendo también describir las razones por las cuales se siente así la persona. Es posible modificar tantas veces como se quiera durante el día y al final se tendrá un promedio del estado de ánimo.
¿Aprendiste algo hoy?: Sheena cuenta con una comunidad de conocimiento, donde cada miembro del equipo puede cargar lo que aprendió en el día. Los demás podrán ver ese aprendizaje y votar por el aporte. Cargar conocimientos y recibir votos genera un puntaje que luego se muestra en el ranking de conocimiento.
Mis Proyectos: Si quien consulta Sheena es un PL tiene un acceso rápido a los informes de los proyectos a su cargo directamente desde el dashboard.
Horas por Proyecto: Si quien consulta Sheena es un PL puede ver el % de horas registradas por proyecto durante la última semana.
Ranking de Conocimiento: Es un gráfico que muestra el ranking de los miembros de la organización que más aportan en la comunidad de conocimiento.
Estado de las Habilidades: Es un gráfico que muestra el ranking de las habilidades más usadas en los proyectos de la organización.
Menú Esfuerzos
Mis esfuerzos: Esta página muestra el tablero tipo calendario del mes en curso, en el cual se puede visualizar la carga de horas para cada proyecto, además de poder editar y hacer nuevas cargas de información.
Mi Tiempo Empleado: Este es un reporte que permite buscar los esfuerzos cargados por el usuario. Los campos de búsqueda son:
- Fecha inicial y Fecha Final: Período para el cual se hace la consulta
- Detalle: Permite seleccionar si se quiere un reporte detallado (incluyendo la descripción de las tareas realizadas) o Resumido (totaliza las horas, de acuerdo a los criterios seleccionados).
- Proyecto: Nombre del proyecto para el cual quiero hacer la búsqueda. Si no agrego ningún proyecto el reporte mostrará todos los proyectos en los cuales hay carga de horas durante el periodo seleccionado.
- Rol: permite buscar por los distintos roles que el usuario puede tener en los proyectos donde se encuentra asignados
- Cliente: permite hacer la búsqueda sobre los proyectos de un mismo cliente, donde el usuario tenga asignaciones.
- Clean: Botón que permite borrar todos los datos de búsqueda previamente utilizados.
- Export: Botón en la parte inferior de la página que permite exportar el reporte en formatos PDF o XLS.
Menú Configuración
Configuración / Proyectos: En esta página se puede hacer la búsqueda de los proyectos de la empresa por criterios como Nombre del proyecto (que es único dentro de la organización), por fechas de inicio o fin, y si es proyecto en curso o si se encuentra habilitado (esto es, si puede recibir o no carga de esfuerzos).
También en esta página se puede ver el listado de proyectos de la organización con sus datos básicos como Nombre del proyecto, fechas de inicio y fin, nombre del líder del proyecto, tipo de contrato, total de horas vendidas, si es facturable o no, habilidades relacionadas con el proyecto, y si el proyecto se encuentra habilitado o no. Desde este listado se pueden ordenar los resultados, o ir directamente a la edición de algún proyecto en particular (lápiz al lado del nombre del proyecto).
Están disponibles dos botones para creación de nuevos proyectos:"Guía para la creación de proyecto" que permite la creación rápida de un nuevo proyecto con los datos básicos y "Nuevo Proyecto" que lleva al pop-up de creación de un nuevo proyecto. A continuación se muestra la forma de ir completando cada campo.
1. Información Básica:
Proyecto / Nombre: Es el nombre por el cual será identificado el proyecto. No se pueden repetir nombres de los proyectos en Sheena para asegurar su trazabilidad.
Proyecto / Desde: Es la fecha inicial del proyecto.
Proyecto / Hasta: Es la fecha de fin del proyecto. Esta fecha podrá modificarse en cualquier momento, pero se debe tener en cuenta que puede afectar los reportes.
Proyecto / Líder de Equipo: Es la persona que estará a cargo del seguimiento del proyecto. Esta persona podrá asignar y desasignar personas y además recibirá las notificaciones y reportes de horas relacionados con el proyecto. Puede ser quien esté creando el proyecto o asignar a otra persona que haya sido previamente agregada a la Compañía. Ver: Agregar un nuevo usuario a Sheena.
Proyecto / Cliente: Este campo es útil si existe un cliente con más de un proyecto. Sirve como agrupador que permite luego tener reportes x cliente.
Proyecto / Habilitado: Al hacer click en este checkbox se habilita la carga de esfuerzos en el proyecto. Al desclickear el proyecto pasa a estar suspendido o inhabilitado, es decir, que no permitirá que se carguen horas al mismo.
Proyecto / Color: Cada proyecto puede ser identificado por un color en particular para una más rápida identificación. Se puede modificar en cualquier momento.
2. Horas y Facturación:
Proyecto / Tipo de contrato: Es el tipo de acuerdo comercial que se tiene con el cliente del proyecto, lo que permite tener luego un seguimiento de proyectos según el tipo de contrato.
Proyecto / Facturable: Indica si un proyecto va a ser facturable o no, esto permite sacar estadísticas sobre el % de personas y horas asignadas a proyectos no facturables. Ejemplos de proyectos no facturables pueden ser los proyectos internos de la organización, que también se pueden gestionar con la ayuda de Sheena.
Proyecto / Horas vendidas: Este campo muestra el total de horas vendidas o previstas por proyecto. Se van sumarizando en la medida en que agregas roles con las horas previstas por rol.
Proyecto / Agregar rol: En este campo se pueden seleccionar alguno de los roles pre cargados para la organización y cargar el número de horas totales estimadas para ese rol. En la medida en que se agreguen roles y horas, se irá totalizando el campo Horas Totales. Para saber cómo agregar nuevos roles o eliminar los que no apliquen a su organización puede verlo acá: Company Settings/Roles
3. Varios:
Proyecto / Habilidades: En este campo se pueden seleccionar las habilidades relacionadas con el proyecto (o competencias específicas) por ejemplo Python, iOS, React, Scrum, etc. Para saber cómo agregar nuevas habilidades o eliminar las que no apliquen a su organización puede verlo acá: Company Settings/Habilidades
Proyecto / Descripción: Este campo permite agregar una breve descripción del proyecto.
Proyecto / Asignarme como: Este campo permite que quien crea el proyecto pueda autoasignarse el rol que corresponda y entonces pueda cargar horas al proyecto. Ejemplo, como creador del proyecto puedo ser el Líder de Equipo, pero también puedo asignarme como Líder Técnico del proyecto. Para más información ver Cómo crear asignaciones en Sheena
Proyecto / Codificación para reportes: Esta funcionalidad permite que se pueda elegir la codificación correspondiente para reportes en idiomas con caracteres especiales.
Configuración/Usuarios: En esta página se puede hacer la búsqueda de los usuarios de la empresa por criterios como Nombre, cuenta de mail, y si se encuentra habilitado o no (esto es, si le es permitido acceder a la aplicación), o crear "Nuevo Usuario" donde se pide el nombre del nuevo usuario y una cuenta de correo electrónico (que no exista previamente en Sheena).
Además se puede visualizar el listado de usuarios de la organización mostrando Nombre, cuenta de mail, si se encuentra habilitado o no, y un check de seguimiento.
Reportes
Esfuerzos: Este reporte permite visualizar la carga de esfuerzos de una persona en particular en una vista tipo calendario con vista mensual predeterminada, y alternativamente semanal, 3 días y un día. Permite que, por medio de los colores de cada proyecto, se identifique rápidamente los días que tuvieron carga de esfuerzos, los días en que no hubo carga, el total de horas cargados por día, y haciendo click en cada carga, se puede ver el detalle de dicha carga.
Esfuerzos / Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la persona sobre quien se quiere hacer la búsqueda de esfuerzos.
Esfuerzos / Semana-3días-día: Son las opciones para visualizar los resultados de la búsqueda. Por default muestra el mes en curso, pero se puede seleccionar la vista por semana, 3 días y un día.
Esfuerzos / Flechas izq-der-Hoy: Haciendo click en las flechas se mueve hacia atrás o adelante en el tiempo, según el período visualizado. También está la opción de ir directamente al día en curso.
Tiempo Empleado: Este reporte permite ver el detalle (o total) de horas cargadas permitiendo variantes en la búsqueda, de acuerdo con los criterios seleccionados. Es decir, se puede buscar por proyecto, por usuario, por rol, por cliente, para un período seleccionado. Además de poder ver los resultados en pantalla, se pueden exportar los resultados a PDF o XLS.
Tiempo Empleado / Fecha Inicial y Final: Son campos que permiten seleccionar el período de tiempo del que se quiere ver el reporte de horas cargadas. Si se dejan en blanco traerá todos los resultados existentes en el sistema para los criterios seleccionados.
Tiempo Empleado / Detalle: En este campo se podrá seleccionar si se quiere ver la descripción de las cargas realizadas ("Detallado") o un totalizado de la información ("Resumido"). El totalizado lo hace por usuario.
Tiempo Empleado / Proyecto: En este campo se escribirá el nombre del proyecto sobre el cual se quiere hacer la búsqueda. El campo permite un sólo proyecto, por el momento.
Tiempo Empleado / Rol: En este campo se pueden seleccionar algún rol en particular sobre el que se quiera hacer la búsqueda. Si ya se seleccionó algún proyecto sólo se mostrarán disponibles para seleccionar los roles relacionados con el proyecto elegido. Si no se elige algún proyecto se mostrarán todos los roles cargados en la organización.
Tiempo Empleado / Usuario: En este campo se puede seleccionar el nombre de un usuario en particular sobre el cual se quiera hacer la búsqueda. Si no se especifica ningún otro parámetro traerá como resultado todos los esfuerzos cargados en el sistema para ese usuario.
Tiempo Empleado / Cliente: Si se selecciona el nombre de un cliente, la búsqueda traerá todos los proyectos relacionados con dicho cliente.
Tiempo Empleado / Resultados de la búsqueda: Los resultados mostrarán 4 ó 6 columnas, ordenables, dependiendo de si se eligió o no el detalle de las cargas. Si se selecciona "Resumido" mostrará las columnas Proyecto - Rol - Usuario - Tiempo Empleado (Total por usuario). Si se selecciona "Detallado" mostrará las columnas Proyecto - Rol - Usuario - Fecha (día en que se hizo la carga) - Tiempo Empleado (Total por carga) - Comentario (descripción de la carga realizada).
Tiempo Empleado / Export: Este botón permitirá exportar el resultado de la búsqueda (visible en la pantalla) como archivo PDF o XLS seleccionando "Generar reporte" según corresponda.
Conocimiento: Este reporte muestra todo el conocimiento que la gente compartió con los demás miembros de la organización. Permite hacer búsquedas por palabras clave y ordenar los resultados por usuario, fecha de publicación y número de votos que tiene cada aporte.
Conocimiento / Búsqueda: Este campo permite ingresar alguna palabra clave de búsqueda y traerá todos los conocimientos cargados que contengan dicha palabra. El botón "Limpiar" permitirá iniciar una nueva búsqueda. En la parte inferior de la página se muestra el número de páginas que contienen la búsqueda.
Ranking de Conocimiento: El conocimiento en Sheena está gamificado (permite que la gente gane puntos por publicar conocimientos y por votos que la comunidad realice sobre sus aportes). Este reporte muestra el ranking de puntos para un periodo determinado. La organización podría usarlo para estimular el compartir conocimiento y reconocer a los ganadores.
Humor: Este reporte muestra el evolutivo mes a mes del estado de ánimo de un usuario en particular vs. el promedio de la organización. Se puede seleccionar el mes, año y el nombre de un usuario. Es un reporte útil para los líderes de proyecto y People Care.
Humor / Gráfico: Este gráfico muestra el resultado para el mes seleccionado en el buscador. Muestra en el eje de las X los días del mes y en el eje de la Y la escala usada para evaluar el humor ( 0 a 5 ). La línea negra muestra el promedio de la organización y en azul un usuario específico (el usuario que está mirando el reporte o el usuario seleccionado en la búsqueda). Al hacer click en el nombre de la organización desaparece este promedio de la organización y deja visible sólo al usuario (y viceversa). En la parte superior derecha del gráfico, se encuentran las opciones de descarga del gráfico en formatos PNG, JPEG, PDF y SVG.
Asignaciones de Usuarios: Este reporte permite visualizar los usuarios que han sido asignados a los distintos proyectos de la organización. Para esto cuenta con un buscador que permite filtrar los resultados, en un rango de fechas, por usuario, proyecto, habilidades y modo de contratación. Esta búsqueda permite más de un criterio por campo.
Los resultados los muestra en un gráfico tipo Gantt, indicando las fechas hasta las que está asignado cada persona, y el momento en que se libera.
Asignaciones de Usuarios / Usuario: Nombre de la o las personas sobre las cuales se quiere hacer la consulta sobre las asignaciones que tiene en uno o más proyectos.
Asignaciones de Usuarios / Proyecto: Nombre del proyecto o proyectos sobre los cuales se quiera hacer la consulta de las asignaciones activas que tiene.
Asignaciones de Usuarios / Habilidades: Permite hacer búsqueda por habilidades y el grado de seniority. Ejemplo Java (Sr), Java (SSr), Java (Jr), para identificar hasta cuándo están asignadas las personas con las habilidades requeridas.
Asignaciones de Usuarios / Rango de Fechas: Permite seleccionar el período a revisar.
Asignaciones de Usuarios / Modo de Contratación: Selecciona el tipo de contratos que tenga la organización. Si no se selecciona un valor traerá todos los proyectos.
Asignaciones de Usuarios / Gráfico: El resultado de la búsqueda muestra un gráfico tipo Gantt. Cada línea principal muestra a la persona que cumple los criterios de búsqueda y las asignaciones que tiene dentro del período buscado. Con los botones "Abrir todas" o "Cerrar todas" se muestra o no el detalle de las asignaciones. Se puede elegir la vista por días, semanas, meses o años. También permite ver sólo el gráfico en la pantalla usando el botón "Cambiar Pantalla Completa". En la parte inferior del gráfico se muestra un resumen de las asignaciones.
Horas Faltantes: Este reporte le permite al líder de proyecto visualizar rápidamente los usuarios que tienen horas pendientes por cargar en sus proyectos. También permite hacer una búsqueda específica por proyecto, usuario o cliente.
Horas Faltantes / Rango de fechas:Permite seleccionar el período a revisar.
Horas Faltantes / Proyecto: Nombre del proyecto sobre el cual se quiere hacer la consulta de las horas faltantes por cargar.
Horas Faltantes / Incluir Otras Horas en Cálculo: Esta opción permite elegir si ver (YES) o no (NO) la carga que hicieron los usuarios a otros proyectos de la compañía.
Horas Faltantes / Líder: Esta opción muestra el nombre del líder de proyecto para quien se muestran los resultados.
Horas Faltantes / usuario: Esta opción permite seleccionar específicamente a un usuario sobre el cual hacer la consulta de horas faltantes.
Horas Faltantes / Cliente: Esta opción permite seleccionar la búsqueda de horas faltantes para todos los proyectos de un mismo cliente.
Horas Faltantes / Resultados: Los resultados de la búsqueda se muestran de la siguiente manera:
Horas Faltantes / Esperadas: Es el total de horas que se espera que la persona haya cargado en el período de tiempo seleccionado.
Horas Faltantes / Actuales: Es el total de horas que el usuario cargó efectivamente en el proyecto.
Horas Faltantes / Otras: Es el total de horas que fueron cargadas por el usuario a otros proyectos durante el periodo seleccionado.
Horas Faltantes / Faltantes: Es el total de horas que se espera que la persona haya cargado en el período de tiempo seleccionado.
Consideraciones importantes:
- Si el usuario no tiene horas faltantes (cargó todo lo esperado en el período) no se mostrará en el reporte.
- Si el usuario cargó menos horas un día y compensó en otro día del mismo periodo seleccionado, es decir, que cargó la totalidad de horas esperadas, este usuario no se mostrará en el reporte.
Reporte de Proyecto: Este reporte permite visualizar los aspectos más importantes para el proyecto y periodo seleccionados.
Este reporte comienza con un buscador del proyecto, donde se puede ingresar el nombre del proyecto a revisar y el período sobre el cual se quieren ver los indicadores.
Los resultados los muestra en una página que contiene los siguientes datos:.
Esfuerzo del Proyecto "Nombre del Proyecto": Este encabezado muestra el nombre del proyecto a revisar y el período para el cual se muestra el reporte.
Resumen del Proyecto: Este encabezado muestra los datos clave del proyecto como: Fechas de comienzo y fin del proyecto, Total de horas vendindas, Total de horas asignadas, Tipo de Contrato y nombre del Líder del Equipo.
Totales: Esta sección del reporte muestra primero un total de horas cargadas en el periodo, Total de horas del Proyecto (Total de horas vendidas vs consumidas y las horas que restan) y un gráfico del consumo de horas por rol del proyecto.
Resumen por Asignación: Este gráfico muestra las horas consumidas vs las asignadas de cada miembro del equipo y luego una tabla resume con los totales por usuario.
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